officeatwork Advanced Client Suite

Corporate Content Solution

Smart Content Management für Word und PowerPoint
officeatwork Advanced ist das High-End-Packet in der officeatwork Client Suite (Lite, Go, Basic & Advanced). Mit den Funktionen die Lite, Go und Basic- bieten, vervollständigt Advanced die Suite durch erweitertes Word- und PowerPoint-Content-Management mit leistungsstarken Smart-Content-Funktionalitäten.

Smart-Contents sind neutral formatierte, mehrsprachige Objekte, mit Standard-Texten, Grafiken, Diagrammen, etc., die für alle Dokumente auf der Basis von officeatwork Master-Templates und Smart-Templates zur Verfügung stehen können. Wenn ein Smart-Content Objekt in ein Dokument eingefügt wird, übernimmt der Textbaustein automatisch die Formatierung des entsprechenden Dokuments.

Die Advanced Produktmerkmale begeistern Organisationen die eine vertiefte Integration Ihrer Businessapplikationen mit automatisierten officeatwork Dokumentenerzeugungsprozessen für komplexe Dokumente wünschen. Komplexe Dokument zum Beispiel für Verkauf, Wartung und Produktion. Advanced reduziert den Verwaltungsaufwand für die Inhaltspflege in allen Applikationen die Dokumente erzeugen. officeatwork Advanced setzt auf Basic auf und beinhaltet alle leistungsstarken Funktionen wie:

 - Dynamische Templates (Master-Templates-Konzept)
 - Autofill-Assistent für persönliche Einstellungen
 - Vorlagen Implementierung in Office Word, Excel, PowerPoint und Outlook
 - Zentrale Verwaltung für Template-Erstellung und Wartung
 - Automatische Verteilung von Änderungen an der Vorlage für alle Office-Anwender
 - Unterstützung für in-house & cloud-basiertes Template-Management
 - Offline Template-Management & Distribution
 - Integrierte internationale und mehrsprachige Vorlage Funktionen
 - Integriertes Firmenlogo & Brand Management
 - Zentralverwaltete, individuelle Signaturen, Fussnoten undDisclaimer für alle neuen und Antwort-E-Mails
 - Dynamische Farb und Theme Management in PowerPoint
 - Automatische Inhaltsverzeichnis-Generierung für PowerPoint
 - Verbesserte E-Mail-Merge-Funktion für Word
 - Multi-lingual Datenschnittstelle Prozesse für Brand- & Systemadministratoren
 - Einfacher & direkte Vorlage Zugriff über Office «Ribbons», «Symbolleisten» und «Taskleiste»
 - Multi-Profil-Erstellung von Dokumenten
 - Dynamische Integration von Unternehmensdaten aus Businessapplikationen in officeatwork Vorlagen
 - Outlook-Integration zum automatischen E-Mail Versand von Dokumenten
 - Vordefinierte Ausgabeprofile für Drucken, Speichern und Senden von Dokumenten
 - Automatische benutzer- & dokumentenbasierte Druckertreiber für Auswahl des Papierfachs
 - XML-basierte Schnittstelle für den Zugriff auf die officeatwork Vorlagen aus Business-Anwendungen
 - Dezentrales CD/CI konformes, fachspezifisches und mehrsprachiges Template-Management
 - Zentralisierte Anpassungen an Smart-Templates

 

Und zusätzlich bietet Advanced die folgenden Funktionen:
 - Abteilungsspezifisches Content Management
 - Multi-lingual Smart-Contents
 - Bulk-Updates von Master Templates & Smart-Templates mit Smart-Content Veränderungen
 - Smart-Content direkt aus Ihren Businessanwendungen anstossen
 - Zusammenstellung und Erstellung von individuellen-Dokumenten mit Smart-Content-und Smart-Templates
 - Integration in bestehende Dateizugriff Prozesse


Inhalte einfach und unternehmensweit anpassen
Die Smart-Content Features von Advanced ermöglicht es den Benutzern, Gruppen von Smart-Content-Objekten zu ändern und zu pflegen. Änderungen an einem Smart Content Objekt mittels der Smart Content Management Konsole haben nach der Veröffentlichung einen Einfluss auf alle Dokumente die den Textbaustein verwenden. Zum Beispiel haben Änderungen an Ihrem Smart-Content «Allgemeine Geschäftsbedingen» unmittelbare Auswirkungen auf alle Dokumente die den Baustein verwenden, wie zum Beispiel Angebote, Verträge etc., unabhängig ob das Dokument von Ihrer Business-Applikation oder durch einen Benutzer in Word erstellt wurde.
In ähnlicher Weise wird eine Gruppe von Vorlagen (Master oder Smart-Templates) ein Smart-Content-Objekt in den zu erstellenden Dokumenten nutzen. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Smart-Content-Objekt «Zahlungsbedingungen und Konditionen» aktualisieren, wird die Änderung automatisch wirksam in allen officeatwork Vorlagen die bereits mit diesem Objekt verknüpft sind.


Inhalte zentral für das gesamte Unternehmen verwalten.
Corporate Dokument Smart-Content-Repository

Eine Abteilung kann verantwortlich für die Festlegung und Aufrechterhaltung eines bestimmten oder einer Gruppe von Smart-Content-Objekten sein. Zum Beispiel die Rechtsabteilung ist verantwortlich für die Pflege der «Allgemeinen Geschäftsbedingungen». Auf diese Weise kann eine Abteilung das Objekt definieren und weiterentwickeln und stellt es den MS Office-Benutzern über officeatwork zur Verfügung.

PowerPoint Slides wie zum Beispiel die  neuesten Verkaufszahlen als Kreisdiagramm (z B monatliche Umsatz vs Marktpotenzial, etc.) kann einmal als Smart-Content-Objekt definiert werden und durch die jeweiligen Geschäftseinheit zur Verfügung gestellt werden. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, dass Abteilungen ganze Präsentationen selber aufwändig zusammenstellen. Eine beliebige Anzahl von solchen unternehmensweiten Smart-Content Objekten können definiert, in den zuständigen Abteilungen gepflegt und den Mitarbeitern, zentral verwaltet zur Verfügung gestellt werden.

Alle Dokumente die mit Smart-Content erstellt sind (Briefe, Angebote, Berichte, Präsentationen, etc.) enthalten immer die neuesten Inhalte und Werte. Smart Content optimiert das Template-Management in Ihrem Unternehmen durch die zentrale Verwaltung von Inhalten die immer wieder unternehmensweit gebraucht werden.

Mit officeatwork sind alle Unternehmens-Inhalte vollständig verfügbar und werden automatisch, entsprechend den Zugriffrechten der Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.


Smart-Content Bibliothek – einfach und intuitiv finden
Smart-Content-Objekte haben eingebaute mehrsprachige Attribute, um die Suche nach Inhalten zu erleichtern. In MS Office werden Smart Contents aufgrund der hierarchischen Such- und Selektionsmöglichkeiten einfach gefunden, auch wenn mehrere hundert Smart Content Objekte zur Verfügung stehen.


Business Process gesteuerte Erstellung von Dokumenten
Ein weiterer officeatwork Anwendung ist es Smart-Content-Objekte aus Business-Anwendungen zu nutzen. Durch einfache Integration der officeatwork XML API innerhalb einer Applikation kann direkt ein -Dokumenterstellungsprozess, ausgelöst werden, der alle notwendigen Smart-Content-Objekte enthält. Als Ergebnis eines einzigen Klicks innerhalb einer Business-Anwendung, ist ein Dokument mit allen relevanten dynamisch generierten geschäftlichen Daten und den neuesten Standard-Texten, einschliesslich mehrer Empfänger erstellt. Das generierte Dokument steht dem Benutzer für weitere Eingaben oder den Druck zur Verfügung.

Stellen Sie sich vor, nur mit einem Klick in Ihrer HR-, CRM- oder Vertrags Management-Anwendung, die automatische Generierung eines Dokuments anzustossen und es dann als Worddokument auf Ihrem lokalen Gerät weiterzubearbeiten zu drucken oder per E-Mail zu versenden. officeatwork Advanced bietet die modernsten Mittel um komplexe Dokumente, in Microsoft Office und anderen Business-Anwendung zu erstellen.


Die perfekte Welt in PowerPoint
Angenommen, Sie müssen eine neue Verkaufspräsentation in PowerPoint erstellen - aber dieses Mal, eine massgeschneiderte Version, da der Kunde technisch sehr versiert ist. Mit officeatwork klicken Sie einfach in PowerPoint auf das officeatwork Präsentations Symbol und officeatwork erstellt ein neues Framework für die PowerPoint-Präsentation mit allen Format- und Logovorgaben. Schritt 2: Fügen Sie Inhalte in die Präsentation durch die Auswahl von Slides-Tumbnails aus dem officeatwork Smart-Content-Verzeichnis ein. Die Kurzversion der Unternehmenspräsentation, die Standard-Verkaufspräsentation und wählen Sie dann ein paar technische Folien vom Pre-Sales-Team. Schritt 3: Klicken Sie auf die officeatwork «Import»-Taste und jedes Slide wird für Sie mit den Smart-Content-Standard Bausteinen erstellt. In Schritt 4 fügen Sie officeatwork PowerPoint Inhaltsverzeichnis (TOC) ein, um die automatische Erstellung der « Agenda Slide» einzuleiten. Zudem steht Ihnen optional ein Kapitelslide mit Inhaltsverzeichnis zur Verfügung.

Mit officeatwork erhalten Sie in vier kurzen Schritten eine professionelle massgeschneiderte PowerPoint-Präsentation mit aktuellen und Corporate Design konformen Inhalten.


  Quelle: http://www.officeatwork.com

Advanced Client Suite

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