officeatwork Basic Client Suite

Corporate Template Solution

Mit officeatwork Basic loslegen

officeatwork Basic ist das dritte Paket in der officeatwork Produkt-Suite (Lite, Go, Basic & Advanced). Es bietet gegenüber den Lite und Go Produkten zusätzliche Funktionalitäten. Basic fügt Sonderfunktionen hinzu, die es Ihnen erlauben die Verantwortung für die Erstellung und Pflege der eigenen Smart-Templates in den spezifischen Geschäftseinheiten zu dezentralisieren.

Ein Smart-Template ist eine geniale Ergänzung zum officeatwork-Master-Template Konzept. Jedes Smart-Template ist "Child Object" eines Master-Template. Beispielsweise kann auf diese Art und Weise ein Master-Template das gesamte „Framework“ für das Corporate Document Layout und für die Formatierungsregeln bestimmen, während ein oder mehrere Smart-Templates zusätzlich detaillierten Dokumentinhalt liefern. Folglich kann es ab einem Master-Template unzählig viele Smart-Templates geben. Diese besonderen Randbedingungen gewährleisten, dass die Smart-Templates jederzeit den Master-Template-Standards entsprechen. Basic ist für grössere Unternehmen gedacht, die das Ziel verfolgen, all ihre derzeitigen Vorlagen-Erstellungs- und Pflegeprozesse innerhalb der dezentralisierten Geschäftseinheiten anzusiedeln.

officeatwork Basic baut auf officeatwork Lite und Go und beinhaltet all deren Potenzial:
 - Dynamische Vorlagen (Master-Templates Konzept)
 - Flächendeckende Vorlagenintegration in Office Word, Excel, PowerPoint und Outlook
 - „Single Point of Entry“ für Vorlagenerstellung und -pflege
 - Automatische Verteilung der Template-Veränderungen an alle Office Nutzer
 - Support für server- und cloudbasiertes Vorlagenmanagement
 - Offline Vorlagenmanagement und -verteilung
 - Eingebaute internationale und mehrsprachige Vorlagenfeatures
 - Integrierte Unternehmenslogos und Brandmanagement
 - Unterschriften, Fusszeilen und PostScripts für alle neuen und beantworteten E-Mails
 - Dynamische Farben und Themenmanagement in PowerPoint
 - Automatische Erstellung des Inhaltsverzeichnis in PowerPoint
 - Verbesserte Mail-Merge-Funktion mit Word
 - Mehrsprachige Datenschnittstellprozesse für Brand- und Systemadministratoren
 - Einfacher und direkter Template-Zugang anhand der MS Office -Ribbons und der Systemleiste
 - Profilbasierte Dokumentenerstellung
 - Dynamische Integration der Unternehmensdaten ihrer Business-Applikationen und Datenbanken in officeatwork Vorlagen.
 - Automatischer E-Mail-Versand von Dokumenten anhand der MS Outlook Integration
 - Vordefinierte Output-Profile für das Drucken, Speichern und Versenden von Dokumente
 - Automatische Benutzer- und Dokument basierte Druckertreiber und Auswahl an Papierschächten
 - XML-basierte Schnittstelle für den Zugriff auf ihre officeatwork Vorlagen aus ihren Geschäftsanwendungen

Ausserdem bietet officeatwork Basic
 - Dezentralisierte Vorlagenmanagement (Smart-Templates)
 - Automatische Umsetzung von Vorlagenstandards in abteilungsspezifischen Vorlagen (imposing corporate) je nach Unternehmen
 - Master-Template Standards Massenaktualisierung von Smart-Templates

Business Unit Smart-Templates
Mit officeatwork Basic fügen wir die leistungsstarke Funktionalität der Smart-Templates hinzu. Identisch zum Master-Template von welchem es entspringt, kann das Smart-Template jederzeit durch einen "Power-User" in der Abteilung modifiziert werden, um es für die abteilungsspezifischen Anforderungen entsprechend anzupassen. Bezüglich der Anzahl an Smart-Templates die von einem einzelnen Master-Template erstellt werden, gibt es keine Grenzen.

Üblicherweise erstellt eine Unternehmensabteilung ihre eigenen Smart-Templates, die mit einem Corporate Master-Template verlinkt sind, dann, wenn sie mehr als nur einen grundlegenden Corporate Framework-Template benötigen. z. B.: Die HR-Abteilung benötigt eine Vorlage für einen Bestätigungsbrief für ein Interview; die PR-Abteilung verlangt eine Vorlage für den Quartalsbericht; das Marketing braucht eine Vorlage für den Vesand eines Verkaufsprospekts etc. Jedes dieser Beispiele wäre eine separates Smart-Template, das mit dem Master-Template verknüpft ist und -Layouts und -Formate für die Smart Templates definiert.

Pflege eines durchgängigen Designs für alle Dokumente
Jedes Smart-Template ist stets mit seinem übergeordneten Master-Template verlinkt, um gewährleisten zu können, dass wenn immer das Master-Template modifiziert wird, alle Parameter des untergeordneten Smart-Templates ebenfalls aktualisiert werden, um die übergeordnete Veränderungen zu reflektieren. Auf diese Weise gewährleistet officeatwork die vollständige Integration der Corporate Design Standards. Alle Änderungen dieser Standards, unabhängig davon wie klein sie sind, werden durchgängig und simultan durch die Organisation verbreitet und umgesetzt.

Das Pflege-Toolkit für Smart-Templates
Die officeatwork Smart-Template Manager-Applikation bietet ein einfach zu bedienendes Tool, damit Power-User ihre eigenen Smart-Templates erstellen und pflegen können. Währenddessen spezifische Inhalts- und Formatparameter der Geschäftsabteilung erstellt und verändert werden, sind kritische Designparameter von jeglicher Veränderung geschützt, um Corporate Compliance sicher zu stellen.

Automatisierte Smart-Template Verbreitung
officeatwork Basic verbreitet allen Nutzer der Abteilung automatisch alle Smart-Templates, wann immer Änderungen vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass wenn sich ein Master-Template ändert, alle damit verknüpften Smart-Templates ebenfalls aktualisiert und verbreitet werden.

Vollautomatisierte Verbreitung mit officeatwork erspart Zeit und gewährleistet unternehmensweite Synchronisation.

Unternehmens-Applikationsprozess dokumentgetriebener Erstellung
Eine Möglichkeit um aus den Smart-Templates Nutzen zu ziehen, ist es diese in die Fachspezifischen- oder Business-Applikationen zu integrieren (siehe dazu officeatwork Go und officeatwork Advanced).
Nutzer können direkt einen Dokumenterstellungsprozess mit allen aus den Business-Applikationen vorausgesetzten Inhaltsvariablen auslösen. Beispielsweise ein Klick innerhalb ihrer HR-Applikation und ein bereits ausgefülltes Dokument mit allen relevanten Unternehmensdaten einschliesslich mehreren möglichen Empfänger werden automatisch für die Fertigstellung innerhalb von Microsoft Office auf ihrem Desktop präsentiert. Alles dank dem officeatwork Applikation Programming Interface (XML API).


  Quelle: http://www.officeatwork.com

Basic Client Suite

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